Logiciel de diligences pour notaire : les vérifications LCB-FT en une saisie
Un logiciel de diligences pour notaire automatise les vérifications imposées par le dispositif LCB-FT : personnes, sociétés et biens contrôlés sur les sources officielles, preuve à l'appui. Gaius Legal exécute ces contrôles en une saisie sur 16 sources officielles et registres, puis assemble une liasse de preuve PDF datée et référencée — en complément de votre logiciel de rédaction d'actes, jamais à sa place.
Les obligations de vigilance du notaire : vérifier ne suffit pas, il faut le prouver
Le notariat figure parmi les professions assujetties au dispositif de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (LCB-FT) du Code monétaire et financier. Avant d'instrumenter, l'office doit identifier son client et le bénéficiaire effectif, consulter le registre des gels d'avoirs et les listes de sanctions, apprécier le niveau de risque de l'opération et, en cas de soupçon, adresser une déclaration à TRACFIN. Le Conseil supérieur du notariat publie l'analyse sectorielle des risques de la profession, et les inspections vérifient l'application concrète de ces obligations.
En pratique, la difficulté tient moins aux vérifications elles-mêmes qu'à leur traçabilité. Les textes imposent de conserver les éléments recueillis pendant cinq ans ; or une consultation faite au fil du dossier laisse rarement une trace exploitable : capture d'écran sans date, page imprimée sans référence, aucun moyen de reconstituer qui a consulté quel registre, quel jour, pour quelle affaire. Le jour du contrôle, une vigilance réelle mais non documentée se défend mal.
Cette page décrit un outil et une pratique, pas une consultation juridique : l'appréciation de chaque dossier relève de votre office. Pour le détail des textes, des seuils et des contrôles, notre page consacrée aux obligations LCB-FT du notariat fait le point sur ce que les instances attendent d'une étude.
Une saisie, 16 sources officielles : le fonctionnement du logiciel de diligences
Dans Gaius Legal, une vérification part des sujets du dossier. Une personne se décrit par son nom, son prénom, sa date de naissance, son département et sa nationalité ; une société par sa raison sociale, le SIREN restant facultatif ; un bien par son adresse. Trois onglets — Personnes, Sociétés, Bien — présentent les sources à cocher, puis un seul bouton lance l'ensemble des recherches.
Les 16 sources officielles et registres couvrent les trois volets de la vigilance. Pour les personnes : le BODACC (annonces, procédures collectives, rétablissement personnel), le registre des gels d'avoirs de la direction générale du Trésor, les listes de sanctions internationales et de personnes politiquement exposées, ainsi que les sociétés dont la personne est dirigeante. Pour les sociétés : fiche d'identité et dirigeants, BODACC, gels d'avoirs, registres du commerce européens. Pour le bien : plan cadastral, Géorisques, état des risques réglementaire (ERRIAL), zonage d'urbanisme, anciens sites industriels et sols pollués.
Vous pouvez aussi importer le compromis au format PDF : les parties et le bien sont extraits du texte, puis présentés dans une fenêtre de confirmation — rien ne se coche sans votre validation — et les sources pertinentes sont pré-sélectionnées pour chaque sujet. Sur le volet sanctions, le résultat est restitué sur quatre niveaux de vigilance, de « conforme » à « critique », les homonymies étant signalées pour être écartées.
La liasse de preuve : datée, référencée, sourcée
Chaque recherche produit sa pièce : le document officiel obtenu auprès de la source, ou la capture du site public, avec un en-tête indiquant la source consultée et la date. Le bouton « Récupérer la liasse » assemble ensuite l'ensemble en un seul PDF : couverture, sommaire par sujet, référence du type GAIUS-AAAAMMJJ-HHMMSS, et chaque page d'annexe tamponnée avec sa source, son sujet et sa pagination.
Le contrôle des sanctions donne lieu, en plus, à un constat LCB-FT de deux pages portant sa propre référence, le cadre légal cité et la méthode de calcul du niveau de vigilance en annexe. L'objet de l'ensemble est concret : pouvoir montrer, des mois après la signature, ce qui a été consulté, quand, et ce qui en est ressorti.
Deux limites méritent d'être dites clairement. D'abord, rien n'est conservé sur les serveurs de Gaius : la session est éphémère et vous téléchargez ce que vous archivez dans le dossier de l'étude — le logiciel de diligences produit la preuve, votre office la conserve. Ensuite, la liasse documente des consultations ; elle ne porte aucune appréciation sur l'opération : l'analyse du risque et, le cas échéant, la déclaration de soupçon restent des actes du notaire.
En complément de votre logiciel de rédaction d'actes, jamais à sa place
Gaius Legal ne rédige pas vos actes authentiques et ne conserve aucune minute : votre logiciel de rédaction reste le système de référence de l'étude. Gaius regroupe autour du dossier les outils aujourd'hui éparpillés — vérifications, simulateurs de frais, signature électronique — avec Plume, un chatbot IA doté d'un agent qui agit, toujours après votre validation, pour la recherche juridique avec sources citées. Le produit a été présenté au Conseil supérieur du notariat.
Ce que le module ne fait pas, autant le savoir avant l'essai : pas de questionnaire d'évaluation du risque client, pas de liaison Télé@ctes, pas de connecteur avec votre logiciel métier, et aucune interrogation de TRACFIN — la cellule reçoit des déclarations, elle ne se consulte pas.
Côté offres : Essentiel, à 49 € par poste et par mois, comprend 2 vérifications par mois pour l'étude, liasse de preuve incluse ; Office, à 89 € par poste et par mois, les rend illimitées. La signature électronique, assurée par Yousign, se facture à l'unité : 4 € par signataire en Essentiel, 3 € en Office — le fonctionnement détaillé est décrit sur notre page signature électronique pour notaire. L'essai dure 14 jours, sans carte bancaire, avec les diligences utilisables dès la première connexion ; vous pouvez aussi demander une démonstration à l'équipe.
Questions fréquentes
Combien de vérifications de diligences sont incluses dans chaque offre ?
L'offre Essentiel (49 € par poste et par mois) comprend 2 vérifications par mois pour l'ensemble de l'étude, liasse de preuve incluse ; l'offre Office (89 € par poste et par mois) les rend illimitées. Un clic sur « Lancer les recherches » compte pour une vérification, quel que soit le nombre de sujets et de sources cochées. Pendant l'essai de 14 jours, les vérifications ne sont pas limitées.
Le logiciel conserve-t-il mes diligences après la vérification ?
Non : la session est éphémère et rien n'est stocké sur les serveurs de Gaius. Vous téléchargez ce que vous souhaitez conserver — pièce par pièce, en archive ou en liasse PDF — et l'archivez dans le dossier de l'étude. Chaque document reste daté, sourcé et référencé, ce qui permet de le produire tel quel lors d'un contrôle ultérieur.
Comment fonctionne l'import du compromis ?
Vous déposez le compromis au format PDF ; le texte est extrait, au besoin par reconnaissance de caractères, et les parties comme le bien sont identifiés. Une fenêtre de confirmation vous présente ce qui a été trouvé : vous corrigez, complétez ou supprimez avant tout lancement, et les sources adaptées à chaque sujet sont pré-cochées. Aucune recherche ne part sans votre validation.
Gaius adresse-t-il la déclaration de soupçon à TRACFIN ?
Non : la déclaration de soupçon est un acte personnel du professionnel assujetti, qu'aucun logiciel ne peut accomplir à sa place. Gaius documente la consultation des sources et restitue un niveau de vigilance qui alimente votre analyse, sans s'y substituer. La liasse constitue en revanche un élément utile pour établir les diligences accomplies.
14 jours d'essai, sans carte ni engagement.